Info covid-19

Digitala möten ersätter fysiska möten från och med 12/3-2020.

Från och med idag, 12/3-2020, har vi med anledning av det rådande läget där det gäller att minimera spridningen av Coronaviruset, Covid-19, valt att helt och hållet gå över till digitala möten online via Google Meet. För oss är det ett naturligt steg att gå över till enbart webbaserade online-möten för att solidariskt hjälpa till att minimera fortsatt spridning av Corona-viruset.

Först och främst - vi älskar möten mellan människor. Det är det vi jobbar med varje dag. Att träffa våra uppdragsgivare och att skapa förutsättningar för människor att mötas är en naturlig del av vår vardag. Samtidigt måste vi tänka lite längre. Och göra vad vi kan för andra. Det är ofta dom små, enkla sakerna som gör stor skillnad i slutänden. Våra nya riktlinjer för möten och besök gäller från och med idag, 12/3-2020 och fram till den 27/3-2020.
Efter 27/3-2020 gör vi en ny utvärdering gällande våra riktlinjer för möten och besök.

Vi kommer kontinuerligt att skicka information till alla våra kunder vad som gäller. Att byta till enbart möten online via webben och undvika besök på vårt kontor kommer inte påverka något av våra projekt utan allt rullar på som vanligt. Vi har även valt att inte göra några kundbesök och har planerat om våra resor som ett grundläggande steg i rätt riktning för att minimera spridning eller utsätta andra för onödiga risker.

Hur går det till?
Alla våra möten kommer ske via den webbaserade tjänsten Google Meet.
För att kunna delta i ett Google Meet-möte krävs ingen särskild programvara, du behöver bara klicka på länken i inbjudan som du får via e-post. En dator, smartphone eller surfplatta med internetuppkoppling räcker. Finns det en kamera på datorn, telefonen eller surfplattan blir mötet trevligare då man kan se varandra 🙂
För dom möten som är planerade sedan tidigare kommer vi skicka ut länkar via e-post i god före mötet.
För nya möten kommer vi att skicka ut en länk till mötet direkt efter bokning.
Vill du veta mer om våra riktlinjer kring möten, hur tekniken fungerar eller behöver hjälp med kommunikation kring hur ni jobbar förebyggande gällande Corona-viruset, Covid-19 och dess spridning? Hör av er så hjälper vi varandra på bästa sätt för att få allt att fungera.

Vad gäller kring fotografering?
För dom som har bokade tider för fotografering gäller särskilda riktlinjer. Vår fotograf Nathalie kommer kontakta dom det berör om vad som gäller kring det.

Alla behöver göra sitt bästa
Vi behöver alla hjälpas åt och göra vad vi kan i den här situationen för att minimera riskerna för de grupper av människor som är mest utsatta. Egentligen är det ganska enkelt, till exempel genom att undvika fysiska möten som kan hållas online lika bra - om inte bättre.

Besök och leveranser till vårt kontor
Vi ber också alla att undvika spontanbesök eller oplanerade besök på vårt kontor tills vidare. Hör av er via e-post eller telefon så bokar vi ett Google Meet-möte. För mer information - kontakta oss på Everday.

Några tips hur du kommunicerar svåra frågor och viktig information!

  • Några tips hur du kommunicerar svåra frågor och viktig information!
  • Definiera tydligt vilken information ni vill nå ut med och varför.
  • Säkra upp att alla internt inom företaget har samma information. Skapa en skriftlig instruktion eller dokumentation för internt bruk.
  • Etablera tydliga möjligheter för era kunder att kunna få mer information - ex. var, vem och när jag kan ringa.
  • Kartlägg vilka som är i behov av informationen externt - kunder, leverantörer, besökare.
  • Lista vilka kanaler och möjligheter ni har för att sprida informationen.
  • Skapa skriftlig eller filmad information som kan skickas ut i era kanaler. Glöm inte att uppdatera hemsidan vad som gäller. På er hemsida kan ni också länka till andra hemsidor med mer information till exempel. Ha inte för bråttom utan läs genom texter flera gånger. Undvik att komplicera - keep it simple. Punktlistor är bra!
  • Var beredd på ett ökat antal frågor utifrån och gör en plan hur ni hanterar det innan ni skickar ut informationen.
  • Informera alla internt när informationen går ut så alla är med på noterna. Var beredd att ex. media kanske kontaktar er efter ni skickat ut informationen. Utse någon som kan ansvara för mediefrågor. Det är effektivt.
  • Repetera gärna utskicket någon eller några dagar senare. Utvärdera responsen och om det krävs - samla frågor och svar på er hemsida för att skapa så bra information som möjligt.
  • Var transparent, var sansad, tänk efter före!

 

Vill du prata mer med någon av oss på Everday kring kommunikation och information - hör av er så hjälps vi åt.

google_hangouts_liten